agosto 08, 2024
Existem poucos softwares tão populares como o Excel que são usados no ambiente de negócios há décadas, e nem mesmo a chegada da inteligência artificial e do big data vai mudar isso. Além do mais, a IA já chegou à famosa planilha da Microsoft para fortalecê-la e aumentá-la ainda mais.
Quase 40 anos após o seu lançamento, continua a ser a principal ferramenta para dar sentido aos dados. Mas para isso não basta utilizá-lo: conhecer as melhores fórmulas do Excel é fundamental.
A prestigiada Universidade de Harvard oferece muitos cursos online gratuitos em disciplinas técnicas (e de todos os tipos), mas também compilou aquelas fórmulas Excel que considera tão essenciais que todos deveriam conhecê-las. Afinal, segundo a Harvard Business Review, quem trabalha em escritório passa aproximadamente 10% do tempo no Microsoft Excel ou em algum outro serviço de planilhas.
As fórmulas essenciais do Excel de acordo com Harvard:
Ctrl + Z e Ctrl + Y: Você só precisa de um minuto para se livrar de muitos erros e aborrecimentos com essas duas combinações de teclas que permitirão desfazer e refazer sua última ação, respectivamente.
Insira várias linhas: Dois minutos são suficientes para internalizar a combinação Ctrl + Shift + '+', você poderá adicionar várias linhas ao mesmo tempo mais rapidamente do que usar o menu do botão direito do mouse.
Adição rápida com Alt + '+': Uma das primeiras funções que deve ser aprendida é esta que leva alguns minutos para memorizar e permite adicionar uma linha ou coluna de uma vez sem ter que se preocupar em selecionar nada, simplesmente posicionando-se na última caixa.
Navegação rápida com tecla Control + teclas de seta: Familiarize-se com este recurso que permite percorrer os conjuntos de dados. Com Ctrl + Shift + setas você também pode selecionar essas áreas.
Colar especial: Copiar e colar é um básico essencial, mas se fizermos como está, podemos transferir um formato que não queremos ou com uma fórmula em vez do valor... porque é para isso que serve esta variante. Após copiar, use Ctrl + Alt + V em vez do menu Editar para fazer isso. Se você está interessado apenas em valores, use Alt + E + S + V.
A tecla F4: Esta chave serve duas tarefas importantes: criar referências absolutas alternando entre diferentes opções e também serve para repetir a última ação aplicada. Por exemplo, se você colocou um tipo de borda em uma célula, com F4 você pode aplicá-la a outras.
Elimine duplicatas: Este atalho é simples, rápido e você o usará mais do que imagina. Sua finalidade é o que promete: eliminar duplicatas em qualquer intervalo de dados. Você pode encontrá-los no menu ‘Ferramentas’ > ‘Dados’, mas se quiser simplesmente destacá-los, pressione Alt + H + L.
Congelar painéis: Esta função é útil ao lidar com grandes volumes de dados. Imagine que você está percorrendo uma tabela grande e esquece o que é cada coluna. Nesse cenário, será bom congelar a linha superior. Você pode fazer isso usando Alt + W + F em vez de ir ao menu Exibir.
Enchimento rápido: Esta função preenche caixas automaticamente ao detectar um padrão. Claro que para isso é imprescindível que esta opção esteja ativada em ‘Opções de Arquivo’ > ‘Avançado’. Assim que o Excel detectar conteúdo comum, ele irá preenchê-lo para você e você só precisará tocar na tecla Enter para aceitar.
Índice e correspondência: Este é o processo que requer mais tempo para aprender. Além de utilizar o VLOOKUP, que pesquisa o valor de uma coluna e retorna o valor correspondente de outra, esse combo é o mais poderoso para pesquisar grupos de dados e pode ser usado tanto separadamente quanto em conjunto. Como VLOOKUP tem limitações (ele pesquisa apenas da esquerda para a direita), mas INDEX e MATCH permitem localizar dados em qualquer lugar da tabela.
Essa utilização é bem mais complicada de explicar e de se acostumar a usar. Por isso, recomendamos o tutorial do site Excel Tuga que mostra melhor e de forma didática como usar Index e Match nas planilhas.
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